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香港公司为什么一定要有法定秘书


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公司秘书这一概念最早可追溯至1841年的英国法律案例中,最开始只是作为“文员”角色存在,处理日常杂务。但随着社会发展和劳动分工的日益精细化,秘书所承担的职责已不再是处理日常杂务,而逐渐转为公司运维的管理层方向。而到了二十世纪末,公司秘书的法律地位已经被提升至更重要的高级管理层角色,以便任何公司均能以一个简单、现代化、高效率且低成本的架构进行运作。
香港由于历史原因,承袭了英国的“公司秘书”概念,并于1911年首次在法律中确定了香港公司秘书的法律地位。而在香港政府颁布的《香港公司条例》第十部/474条中,亦明确规定了:“公司必须有一名公司秘书”,即法定秘书。
一般的香港公司(非上市有限公司),公司秘书由年满18岁的香港居民(常住香港)担任。当然,法人团体也可以担任香港公司的秘书,但必须由在香港有营业地址或办事处的专业公司担任。事实上,很多大陆企业主注册了香港公司,为了省时省力,均委托专业的香港秘书服务公司担任香港公司秘书。由此可见,香港公司法定秘书(特别是董事及股东不在香港)已成为香港公司在香港本地的代表,并对该香港公司负责,如若该香港公司有被追究的法律责任,担任香港公司法定秘书的个人或公司亦会受到牵连!
而法定秘书负责的事项也与“香港公司代表”这一定位有关,并确保公司的运作符合公司条例的要求:
1. 在董事会的指示下,组织股东大会;
2. 参加股东大会和董事会,编写会议记录;
3.处理股权转让事宜;
4.保存会议记录、股东名册、董事和秘书名册、抵押名册;
5.按规定向公司注册处和税务局提交有关文件,如年度报表,税表和审计报告,更改股东或董事的通知等,需向香港注册署备案的事务和文件。
一般性事项的商务秘书与法定秘书的责任范围有所区别,一般性商务秘书更偏近公司内部运营所需业务:如转接电话,传真,信函包裹;处理一般文件的制作,表格填具等杂项事务。
由此可见,法定秘书主要工作职责对外,需要对接香港公司注册署、香港税务局、香港本地银行等管理和支持部门。而商务秘书则是作为公司内部事务处理机构而存在。法定秘书作为香港公司的对外窗口,其专业程度和工作重要性不言而喻,选择一家优质、专业、负责任的秘书公司是成立香港公司准备工作的重中之重。
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